Criação e Cadastro de colaborador

O registo de uma ficha de colaborador é um passo fundamental para iniciar o trabalho no módulo de salários do Cegid Business. Através da criação das fichas de colaboradores, é possível centralizar toda a informação necessária para o processamento salarial, integração com a Segurança Social e preenchimento do Relatório Único.

Neste artigo, iremos explicar, de forma detalhada, como proceder ao registo de uma nova ficha de colaborador no Cegid Business.

Alternativamente à criação da ficha do colaborador diretamente no programa, poderá efetuar a mesma através:
- De um ficheiro Excel normalizado, gerado pelo Cegid Business. Saiba como realizar a importação de novos colaboradores através de um ficheiro Excel, clicando aqui.
- Da integração com a Segurança Social. Saiba como é que pode criar colaboradores com contrato ativo na Segurança Social, com os respetivos dados pré-preenchidos, clicando aqui.

Criação de nova ficha de colaborador

A criação de uma nova ficha de colaborador pode ser feita através do menu Salários > Organização > Cadastro de pessoal. 

Neste menu, deverá clicar no botão circular, no canto superior esquerdo e selecionar a opção Criar colaborador.

Desta forma, será criada uma ficha no estado Em preparação, com duas secções: a Ficha e o Contrato. Deverá preencher ambas as secções com os dados do colaborador. De seguida, explicamos a informação a preencher em cada campo de cada secção.

1. Preenchimento dos dados da Ficha

1.1. Dados gerais

Fotografia

• Permite associar uma imagem ao registo do colaborador. Para adicionar uma fotografia, clique no botão Carregar ou arraste o ficheiro de imagem para a área destacada. 

Código

• Campo destinado à introdução do código numérico que identifica o colaborador no sistema, sendo pré-preenchido com o número imediatamente seguinte ao último código existente.
• O preenchimento deste campo é obrigatório e o número deve ser único por colaborador.

Nome completo

• Campo obrigatório, destinado à introdução do nome completo do colaborador.
• É pré-preenchido com o texto “Novo Colaborador”, que deve ser alterado. 

Nacionalidade

• Campo pré-preenchido com “Portugal”, podendo ser alterado para outra nacionalidade, se aplicável.

N.º de identificação

• Permite introduzir o número do cartão de cidadão ou de outro documento de identificação válido (título ou autorização de residência, passaporte, etc.).

Data de nascimento

• Campo obrigatório, destinado à introdução da data de nascimento do colaborador.
• Esta informação é essencial para a correta extração dos dados no Relatório Único.

Género

• Permite selecionar o sexo do colaborador (feminino ou masculino). Trata-se de um campo obrigatório, com relevância para o Relatório Único e para a IES.

1.2. Dados fiscais

Estado fiscal

• Campo obrigatório, que permite selecionar o estado fiscal do colaborador.
• Esta informação é determinante para o cálculo da taxa de IRS.

N.º total de dependentes

• Permite indicar o número total de dependentes a cargo do colaborador (deficientes ou não).
• Esta informação é relevante para a determinação da taxa de IRS e para o cálculo das deduções aplicáveis.

N.º de dependentes com deficiência

• Permite introduzir o número de dependentes com grau de incapacidade igual ou superior a 60%.
• Esta informação é fundamental para o controlo das isenções e ajustes fiscais em sede de IRS.

NIF

• Campo obrigatório, destinado à introdução do número de identificação fiscal (NIF) do colaborador. 
• Não podem existir dois colaboradores com contrato ativo, com o mesmo NIF.

Taxa de IRS

• Permite introduzir uma taxa de retenção na fonte personalizada, diferente da calculada automaticamente, nos casos em que o colaborador opte pela aplicação de uma taxa fixa.
• O campo é obrigatório quando o colaborador reside no estrangeiro, ou seja, quando o campo País/Região, da secção da Morada, está preenchido com um país diferente de Portugal, e é opcional quando o país de residência é Portugal.

Serviço de finanças

• Campo destinado à seleção da repartição de finanças correspondente à área de residência do colaborador.

Medida fiscal

• Permite a aplicação de um regime fiscal específico, consoante o enquadramento do colaborador, como o Regime fiscal IRS Jovem, o Regime fiscal aplicável a ex-residentes, entre outros.

1.3. Dados da segurança social

NISS

• Permite introduzir o Número de Identificação da Segurança Social (NISS) do colaborador.
• O preenchimento deste campo é obrigatório sempre que o enquadramento selecionado no campo Tipo de funcionário não seja isento de contribuições para a Segurança Social ou quando o campo Modalidade do contrato esteja preenchido.
• O NISS deve ser único para colaboradores com o estado ativo.

Tipo de funcionário

• Permite selecionar o enquadramento do colaborador de entre as opções disponíveis.
• Na listagem é possível consultar as taxas contributivas da Segurança Social correspondentes — tanto as da entidade empregadora como as do trabalhador —, permitindo identificar de imediato reduções ou isenções associadas ao enquadramento escolhido.
• O campo é de preenchimento obrigatório e vem pré-preenchido com o enquadramento “Trabalhadores em geral”.

1.4. Morada e contactos

Morada

• Permite introduzir a morada completa do colaborador.
• Este campo funciona como um filtro inteligente de moradas: à medida que o utilizador digita, o sistema apresenta sugestões de endereços correspondentes. Ao selecionar uma morada sugerida, o programa pré-preenche automaticamente os campos Morada, Código postal, Localidade e País/Região.

Código postal

• Campo destinado à introdução ou seleção do código postal associado à morada do colaborador.
• Ao selecionar um código postal, o sistema pré-preenche automaticamente a Localidade correspondente.

Localidade

• Campo preenchido automaticamente com base no código postal selecionado. Pode, no entanto, ser alterado manualmente, se necessário.

País/Região

• Permite selecionar o país ou região de Portugal onde o colaborador reside.
• A informação registada neste campo tem impacto no cálculo da taxa de IRS aplicável.
• O campo é pré-preenchido com o país/região da morada da sede da empresa, definido nos dados da empresa. Saiba como configurar os dados da empresa, clicando aqui.

Email

• Campo destinado à introdução do endereço de correio eletrónico do colaborador.
• Este dado é particularmente importante quando é utilizada a funcionalidade de envio dos recibos de vencimento por e-mail.

Telefone e Telemóvel

• Campos destinados à introdução dos contactos telefónicos do colaborador.

1.5. Dados profissionais - Formação

Habilitações

• Permite selecionar o grau de habilitações académicas do colaborador, de entre as opções apresentadas na tabela de Níveis de Habilitações.
• O preenchimento deste campo é fundamental para a correta extração dos dados do Relatório Único, garantindo a conformidade com os requisitos legais em matéria de caracterização do pessoal ao serviço.

Nível de qualificação

• Permite selecionar o nível de qualificação profissional do colaborador, de acordo com a tabela oficial do Ministério do Trabalho.
• Esta informação é essencial para o preenchimento do Relatório Único e contribui para a identificação da correspondência entre o posto de trabalho e o nível de qualificação exigido.

1.6. Dados para pagamento - Vencimento

Pagar a partir da conta da empresa

• Permite selecionar a conta bancária da entidade a debitar para o pagamento das remunerações ao colaborador.
• As opções apresentadas são obtidas a partir da tabela de contas bancárias da empresa. Saiba como contas bancárias, clicando aqui.
• É de preenchimento obrigatório quando o Modo de pagamento do vencimento é “Transferência Bancária” ou quando o Modo de pagamento do subsídio de alimentação é “Ticket/Cartão”.

Modo de pagamento

• Permite selecionar o meio de pagamento a utilizar para o processamento das remunerações do colaborador. 
• O campo é pré-preenchido com a opção “Transferência Bancária”, podendo ser alterado conforme o método de pagamento acordado. 

Para o IBAN, Banco do Colaborador e SWIFT

• Campos destinados à introdução dos dados bancários do colaborador, obrigatórios quando o modo de pagamento selecionado é Transferência Bancária.
• Ao introduzir o IBAN, o programa pré-preenche automaticamente os campos “Banco” e “SWIFT” correspondentes.
• O campo SWIFT apenas pode ser editado quando é selecionada a opção de banco “Outro”, representando uma conta bancária não existente na lista de bancos disponíveis.
• Por motivos de segurança, sempre que seja necessário introduzir ou alterar o IBAN, é solicitado um PIN de validação, enviado para o email do utilizador que está a efetuar a operação. O PIN tem uma validade de 10 minutos, após o qual é necessário solicitar um novo código.

1.7. Dados para pagamento - Subsídio de alimentação

Pagar a Partir da Conta da Empresa

• Campo destinado à indicação da conta bancária da empresa a utilizar para o pagamento do subsídio de alimentação. Deve ser preenchido apenas se a conta for diferente da utilizada para o pagamento do vencimento. Ou seja, caso o campo permaneça vazio, o sistema assume automaticamente a conta definida no campo Pagar a partir da conta da empresa da secção do vencimento.

Modo de Pagamento

• Permite selecionar o meio de pagamento a utilizar para o pagamento do subsídio de alimentação.
• O campo é pré-preenchido com o modo de pagamento configurado nos dados da empresa, podendo ser alterado conforme o método definido para o colaborador.

Entidade Emissora do Cartão

• Permite selecionar a entidade emissora do cartão de refeição.
• Para as entidades M Refeição, Pluxee (Sodexo) e Caixa Break, o sistema gera um ficheiro separado no momento da criação dos ficheiros de pagamento dos salários.
• Caso seja selecionada a opção “Outro”, não é gerado ficheiro separado — os valores a pagar são incluídos no ficheiro SEPA de pagamento do vencimento, desde que os campos Banco, IBAN e SWIFT da ficha do colaborador estejam devidamente preenchidos. Se esses dados não estiverem completos, o valor do subsídio de alimentação é ignorado na geração do ficheiro de pagamento.

N.º do Cartão de Refeição

• Campo destinado à introdução do número do cartão de refeição do colaborador.
• O seu preenchimento é obrigatório quando o Modo de pagamento do subsídio de alimentação é “Ticket/Cartão”.

Para o IBAN, Banco do Colaborador e SWIFT

• Campos destinados à introdução dos dados bancários do colaborador, para efeitos de pagamento do subsídio de alimentação.
• Ao introduzir o IBAN, o programa pré-preenche automaticamente os campos “Banco” e “SWIFT” correspondentes.
• O campo SWIFT apenas pode ser editado quando é selecionada a opção de banco “Outro”, representando uma conta bancária não existente na lista de bancos disponíveis.
• Por motivos de segurança, sempre que seja necessário introduzir ou alterar o IBAN, é solicitado um PIN de validação, enviado para o endereço de correio eletrónico do utilizador que está a efetuar a operação. O PIN tem uma validade de 10 minutos, após o qual é necessário solicitar um novo código.

2. Preenchimento dos dados do Contrato

2.1. Dados profissionais

É Representante de um órgão social ou equivalente?

• Campo de seleção que permite identificar o colaborador como representante de um órgão social ou equivalente.
• Esta indicação deve ser assinalada corretamente sempre que aplicável, uma vez que tem impacto na contabilização dos movimentos gerados pelo processamento salarial.

É Candidato?

• Opção que permite o registo de um candidato a emprego, possibilitando a realização de simulações de salários e demais remunerações.
• Quando o colaborador está marcado como candidato apenas é possível executar tarefas de introdução de dados, alterações e simulações de processamento, não sendo permitido o seu processamento efetivo.

É Estagiário?

• Campo de seleção que identifica o colaborador como enquadrado numa medida de Estágios Profissionais.
• Quando esta opção está ativa, o recibo de vencimento apresentará a designação “Bolsa de Estágio” em vez de “Vencimento”.

É Membro do governo ou equivalente?

• Permite identificar o colaborador como membro do governo ou equivalente.
• Esta indicação deve ser corretamente assinalada, dado que influencia a determinação dos limites de isenção das ajudas de custo e afeta também a contabilização dos movimentos gerados pelo processamento salarial.

Situação na profissão

• Campo destinado à seleção da situação profissional do colaborador, de entre as opções constantes da tabela oficial do Ministério do Trabalho.
• O seu preenchimento é fundamental para a correta extração dos dados do Relatório Único.

Profissão

• Permite selecionar a profissão do colaborador, de entre as opções da Tabela de Profissões.
• O campo é obrigatório sempre que o campo Modalidade do contrato esteja preenchido, e é essencial para a extração do Relatório Único.

Descrição da profissão

• Campo de texto livre que permite introduzir uma descrição personalizada da profissão do colaborador.
• Esta designação alternativa aparece nos recibos de vencimento e pode ser usada para refletir nomenclaturas internas da empresa.

Categoria profissional

• Permite selecionar a categoria profissional em que o colaborador se enquadra, de entre as opções disponíveis na tabela de categorias profissionais. Saiba como criar categorias profissionais, clicando aqui.
• O preenchimento deste campo é essencial para a extração do Relatório Único. As categorias variam consoante o Código de Atividade Económica (CAE) da empresa e resultam dos Instrumentos de Regulamentação Coletiva de Trabalho (IRCT) aplicáveis.

Código do IRCT

• Campo destinado à introdução do código do IRCT (Instrumento de Regulamentação Coletiva de Trabalho) aplicável ao colaborador.
• Esta informação é essencial para o preenchimento do Relatório Único.

Seguradora e N.º da Apólice

• O campo Seguradora permite selecionar a entidade seguradora responsável pelo Seguro de Acidentes de Trabalho do colaborador, de entre as opções disponíveis na tabela de Seguradoras. Saiba como criar uma seguradora, clicando aqui.
• O campo N.º da Apólice, de preenchimento livre, permite introduzir o número da apólice correspondente ao seguro de acidentes de trabalho.

Estabelecimento

• Permite selecionar o estabelecimento da empresa a que o colaborador pertence, de entre as opções constantes da tabela de estabelecimentos. Saiba como registar um estabelecimento, clicando aqui.
• O campo é pré-preenchido com “Sede”, caso a empresa possua apenas um estabelecimento registado.

Departamento/Secção

• Permite selecionar o Departamento e/ou Secção a que o colaborador está afeto, de entre as opções definidas nas tabelas de Departamentos e Secções. Saiba como criar departamentos, clicando aqui, e como criar secções, clicando aqui.

Centro de custo

• Permite definir a distribuição percentual dos custos salariais do colaborador por diferentes centros de custo da empresa, caso a empresa utilize contabilidade analítica. Saiba como criar centros de custo, clicando aqui.

2.2. Dados contratuais

Data de admissão

• Permite introduzir a data de admissão do colaborador na empresa.
• O preenchimento deste campo é obrigatório, sendo essencial para o processamento de salários e para a extração dos dados do Relatório Único.

Data de cessação do contrato

• Apresenta a data de cessação do contrato de trabalho do colaborador.
• Este campo é preenchido automaticamente pela aplicação quando é realizado o encerramento de contrato automático. Saiba como processar o encerramento automático, clicando aqui.
• Caso o encerramento do contrato seja efetuado manualmente, a data deve ser introduzida manualmente neste campo, para garantir que o colaborador deixa de ser incluído no processamento salarial a partir do mês seguinte ao da cessação.
• A partir do momento em que este campo é preenchido, a ficha do colaborador passa automaticamente ao estado “Inativo”, independentemente da data indicada.

Vencimento

• Permite a introdução da remuneração bruta mensal do colaborador.
• O campo é obrigatório e essencial para o processamento salarial e a extração do Relatório Único.

Valor do subsídio de alimentação

• Permite indicar o valor diário do subsídio de alimentação a aplicar ao colaborador, possibilitando o processamento automático no vencimento.
• O campo é pré-preenchido com o valor definido nos dados da empresa, podendo ser alterado caso necessário.

Subsídio processado automaticamente

• Esta opção é pré-selecionada conforme a configuração definida nos dados da empresa e define o comportamento do processamento do subsídio de alimentação:
  • Se selecionada, o programa calcula e processa automaticamente o subsídio, considerando o valor diário definido e os dias úteis do mês.
  • Se desmarcada, o subsídio não é processado automaticamente. Portanto, o utilizador deve introduzir manualmente um dos abonos de subsídio de alimentação disponíveis no processamento do recibo de vencimento. Saiba como introduzir alterações manuais ao processamento, clicando aqui.

Tipo de contrato

• Permite selecionar o tipo de contrato do colaborador, de entre as opções da tabela de Tipos de Contrato.
• O preenchimento deste campo é fundamental para a extração do Relatório Único.
• O campo é pré-preenchido com a opção: “20 - Contrato de trabalho com termo certo”, mas deve ser alterado quando necessário.

Motivo do contrato

• Permite selecionar o motivo da contratação do colaborador.
• É obrigatório quando a modalidade do contrato corresponde a “A termo certo” ou “A termo incerto", sendo que, quando é selecionada uma modalidade “A termo incerto”, apenas poderá selecionar um dos seguintes motivos:
  • AEAT - Acréscimo excecional de atividade
  • ATSA - Atividade sazonal
  • EOPA - Execução de obra, projeto ou atividade definida e temporária
  • EXTO - Execução tarefa ocasional
  • STAJ - Substituição trabalhador com ação judicial despedimento
  • STAT - Substituição trabalhador ausente ou temporariamente impedido
  • STLR - Substituição trabalhador com licença sem retribuição
  • OSIN - Outro motivo - Dirigentes/Delegados de Sindicatos/Associações Sindicais

Modalidade do contrato

• Permite selecionar a modalidade do contrato de acordo com as opções disponibilizadas pela Segurança Social.
• Dependendo da opção escolhida, alguns campos tornam-se obrigatórios:
  • Todas as modalidades: obrigatório preencher NISS e Profissão. 
  • Modalidades “A termo certo”: obrigatório preencher Data de renovação do contrato e Motivo do contrato.
  • Modalidades “A termo incerto”: obrigatório preencher o Motivo do contrato com uma das opções aceites para as modalidades “A termo incerto”.
  • Modalidades de “tempo parcial”: obrigatório preencher a Percentagem de trabalho.
  • Modalidade de “Muita curta duração”: obrigatório preencher a Data de renovação do contrato.

Prestação de trabalho

• Permite selecionar a forma de prestação de trabalho do colaborador: Presencial, Teletrabalho Total ou Teletrabalho Parcial.
• O campo é pré-preenchido com “Presencial”.

Data de início do rendimento

• Permite introduzir a data em que o colaborador começou a auferir o vencimento definido no campo Vencimento.
• Quando é atualizado o vencimento do colaborador, esta data é automaticamente atualizada para o primeiro dia do mês em que se está a efetuar a alteração.

Data de início do contrato atual

• Permite indicar a data de início do contrato mais recente do colaborador.
• O campo é pré-preenchido com a data da criação da ficha e não pode ser apagado, apenas alterado se necessário.

Data de renovação do contrato atual

• Permite introduzir a data de renovação do contrato, conforme o termo do contrato do trabalhador. Esta data deve coincidir com a comunicada no campo Fim de Contrato na plataforma da Segurança Social.
• O campo é obrigatório quando a Modalidade do Contrato é “A termo certo” ou “Muita curta duração”.

2.3. Subsídios de Férias e de Natal

Forma de pagamento

• Permite selecionar a forma de pagamento do Subsídio de Férias e/ou de Natal do colaborador, podendo optar entre: Sem duodécimos, Com duodécimos a 50% e Com duodécimos a 100%.
• O campo é pré-preenchido com a opção definida nos dados da empresa.

Mês de pagamento

• Permite indicar o mês de pagamento do Subsídio de Férias e/ou de Natal, seja na totalidade ou em 50%, conforme a opção selecionada na Forma de pagamento seja Sem duodécimos ou Com duodécimos a 50%, respetivamente.
• Quando é selecionada a opção “Variável”, a aplicação não gera o processamento automático do subsídio, devendo o utilizador introduzir manualmente um dos abonos de Subsídio de Férias/Natal.
• O campo é pré-preenchido com a opção definida nos dados da empresa.

Em Recibo Independente?

• Permite optar pelo processamento do Subsídio de Férias em recibo único e independente do vencimento mensal.

2.4. Horas de trabalho  

N.º de dias semanais

• Permite introduzir o número de dias de trabalho semanais aplicável à categoria de funcionários a que pertence o colaborador.
• O campo é pré-preenchido com o valor definido nos dados da empresa.

N.º de horas semanais

• Permite indicar o número de horas de trabalho semanais estabelecidas pelo Instrumento de Regulamentação Coletiva de Trabalho (IRCT) aplicável, pelo Contrato Individual de Trabalho ou pelas Normas e Usos da Entidade, em função da categoria de funcionários em causa.
• Este campo tem influência direta no cálculo do salário-hora e o seu preenchimento é fundamental para a extração do Relatório Único.
• O valor é pré-preenchido com o definido nos dados da empresa.

Percentagem de trabalho

• Deve ser preenchido com a percentagem de trabalho efetivamente prestado, tendo como referência o período normal semanal a tempo completo.
• O preenchimento deste campo é obrigatório quando é selecionada uma modalidade de contrato a tempo parcial no campo Modalidade do contrato.

2.5. Valores de trabalho suplementar

Pago em

• Permite selecionar a forma de pagamento aplicável ao trabalho suplementar e noturno, podendo optar entre: "Acréscimo em %", ou "Valor definido pelo utilizador".
• O campo é pré-preenchido com a opção definida nos dados da empresa.

Valor

• Permite definir o valor da 1.ª hora de trabalho suplementar e das restantes horas de trabalho suplementar, bem como o valor do trabalho suplementar em dias de descanso e do trabalho noturno.
• Os campos são pré-preenchidos com os valores definidos nos dados da empresa.

2.6. Valores para ajudas de custo e para mapa de deslocações

Valor internacional e Valor nacional

• Permitem a introdução dos valores de ajudas de custo aplicáveis às deslocações realizadas em território nacional e no estrangeiro, respetivamente.
• Os valores sugeridos por omissão variam consoante a categoria do colaborador:
  • Se não for membro do governo ou equivalente, são sugeridos os valores definidos nos dados da empresa;
  • Se for membro do governo ou equivalente, são sugeridos os valores isentos de Segurança Social, aplicáveis legalmente às funções dessa categoria.

Valor por km em viatura própria e Valor por km em transporte público

• Permitem a introdução dos valores a pagar ao colaborador pelas deslocações efetuadas em viatura própria ou em transportes públicos, respetivamente.
• Os campos são pré-preenchidos com os valores definidos nos dados da empresa.

2.7. Descontos para entidades

Entidades com deduções

• Permite a seleção da entidade terceira para a qual são efetuadas deduções ao colaborador, de entre as opções constantes da tabela de entidades. Saiba como criar uma entidade, clicando aqui.

Tipo

• Permite a seleção do tipo de desconto a aplicar, podendo optar entre: "Percentagem" ou "Valor definido pelo utilizador".

Valor

• Permite definir o valor do desconto aplicável, de acordo com o tipo de desconto selecionado, para a entidade identificada.

2.8. Contas

Sub-conta

• Permite a definição da sub-conta do colaborador, caso se pretenda a utilização de uma conta própria para efeitos contabilísticos.
• Está visível apenas para utilizadores com acesso ao exercício fiscal.
• A aplicação sugere automaticamente a sub-conta seguinte às já existentes.

2.9. Histórico

Campo de texto livre que permite o registo de informações adicionais, observações ou notas relevantes relacionadas com o cadastro do colaborador.

Estados das fichas de colaboradores

Cada ficha de colaborador pode assumir um de três estados, que podem ser visualizados no canto superior direito da ficha do colaborador. Os diferentes estados determinam o comportamento do colaborador no sistema e a forma como é considerada para efeitos de processamento salarial:

Em preparação

• Quando é criada uma nova ficha de colaborador, esta fica automaticamente no estado Em preparação.
• Enquanto estiver neste estado, o colaborador não é considerado para processamento salarial, permitindo que se complete o registo com calma e sem impacto nos cálculos.

Com contrato ativo

• Para ativar uma ficha e passar o colaborador para o estado Com contrato ativo, basta clicar no botão Ativar colaborador, disponível no canto superior direito da ficha.
• A ativação só é possível se todos os campos obrigatórios estiverem devidamente preenchidos.
• Após a ativação, não é possível voltar a colocar o colaborador no estado Em preparação.

Caso edite uma ficha ativa, todas as alterações efetuadas terão impacto imediato no processamento salarial e nos pagamentos ao colaborador, mesmo que a ficha se encontre em modo de edição.

Sem contrato ativo

• As fichas passam para o estado Sem contrato ativo quando é preenchida a Data de cessação do contrato, independentemente da data indicada.
• Os colaboradores neste estado não são contabilizados para o número de colaboradores incluídos no pack adquirido — ou seja, apenas os colaboradores com contrato ativo contam para o limite de cada pack.
• Se for removida a data de cessação, a ficha do colaborador retoma automaticamente o estado Com contrato ativo.

Filtros

Para facilitar a pesquisa e gestão das fichas de colaborador, o sistema permite aplicar vários filtros, que ajudam a encontrar rapidamente a informação pretendida, clicando em Ver todos os filtros.

Ativos

• Através do filtro Ativos é possível filtrar os colaboradores de acordo com o seu estado — Em preparação, Com contrato ativo ou Sem contrato ativo.

Estado da Comunicação à Segurança Social

• Permite filtrar os colaboradores de acordo com o estado da comunicação do vínculo e do contrato, podendo escolher entre: Sem vínculo comunicado, Com vínculo comunicado e sem contrato comunicado e Com vínculo e contrato comunicado

Termina contrato até

• Permite visualizar os colaboradores cuja data de cessação de contrato é igual ou anterior à data definida neste campo.

Colaborador

• Permite filtrar por um ou mais colaboradores específicos, selecionando-os a partir da lista disponível.

Editar colaborador

Para editar uma ficha de colaborador, basta clicar no botão Editar colaborador, disponível no canto superior direito da respetiva ficha.

Relembramos que, caso edite uma ficha ativa, todas as alterações efetuadas terão impacto imediato no processamento salarial e nos pagamentos ao colaborador, mesmo que a ficha se encontre em modo de edição.

Para além de poder atualizar os dados do colaborador, através do menu de opções, na linha de cada colaborador, poderá aceder a outras opções, nomeadamente:

Imprimir ou descarregar a ficha e/ou o contrato do colaborador

• Estas opções encontram-se também disponíveis no canto superior direito da ficha ou do contrato do colaborador consoante a secção selecionada.

Enviar convite de acesso ao programa

• Caso o colaborador tenha um endereço de email definido na ficha, é possível enviar-lhe um convite de acesso à sua área pessoal.
• Através dessa área, o colaborador poderá consultar os seus dados pessoais, aceder aos recibos de vencimento, marcar férias, registar despesas e submeter mapas de deslocações.

Remover colaborador

• Esta funcionalidade só está disponível se não existirem processamentos finalizados para o colaborador em causa.
• Como o colaborador pode também ter perfil de utilizador no sistema, o comportamento da remoção varia consoante o seu acesso ao Cegid Business:
  • Se o utilizador não tiver acesso a outros módulos do programa, é apagado como colaborador e como utilizador.
  • Se o utilizador tiver acesso a outros módulos do programa, é apagado apenas como colaborador, mantendo-se o acesso como utilizador dos módulos aos quais tem acesso.

A ficha de colaborador é um elemento central na gestão de pessoal, reunindo toda a informação necessária para o processamento salarial e cumprimento das obrigações legais. Mantê-la atualizada garante uma gestão eficiente, segura e em conformidade com as exigências legais.