O menu Compras > Stocks > Acertos de stock permite o acesso à criação do Inventário Final, apresentando do lado esquerdo, em linha, a lista de documentos de inventário e de regularização existentes, e do lado direito (se a aba não se encontrar colapsada) o conteúdo do registo selecionado na lista.
Inventário Final
O documento Inventário Final deve ser utilizado para indicar as quantidades de stock existentes à data final do ano respetivo, por isso, só pode ser gerado uma vez por ano. Neste documento, devem constar as quantidades finais de cada ano a enviar à Autoridade Tributária.
Caso o módulo de stocks seja ativado num ano posterior ao da criação da empresa, no Cegid Business, será gerada uma notificação de criação do Inventário Final referente ao ano da ativação do módulo. Caso a empresa ative e desative o módulo de stocks com muita frequência, apenas é considerada a data da última ativação para haver a notificação do IF.
Para proceder à emissão do Inventário Final, bastará clicar no botão circular, no canto superior esquerdo, e selecionar no menu a opção Inventário final. Ao clicar na opção, é lançado uma caixa de diálogo onde deverá indicar o ano a que o inventário diz respeito e, ao confirmar, é então criado um novo registo de Inventário Final em edição, sendo o mesmo apresentado no lado direito da página, já com todos os artigos e repetivas existências carregados. Caso a aba de apresentação de documentos se encontre colapsada, dê um clique com o rato sobre a seta de expansão ou arraste a mesma para visualizar a página de introdução de dados.
Enquanto o registo se encontrar em edição, as alterações vão sendo gravadas de forma automática em rascunho, não afetando as existências. Ao gravar o documento, seja através do menu flutuante das linhas ou do botão correspondente no topo da página de edição, o estado do documento muda de 'Em edição' para 'Guardado', ficando o mesmo bloqueado a alterações acidentais. Note-se que ao guardar o documento as existências não são atualizadas, apenas ao finalizar o documento é que as alterações às existências são efetivadas.
Um documento guardado pode ser colocado novamente em edição (ver regras mais abaixo) e as alterações em rascunho podem ser revertidas cancelando a edição, sendo nesse caso o documento revertido ao último guardado.
Em alternativa, o Inventário Final poderá ser preenchido a partir do carregamento de um ficheiro Excel. Para tal, primeiramente, deverá descarregar o ficheiro Excel, através da opção Descarregar contador de stocks, presente no assistente de Importação de Stocks que é lançado a partir do botão circular no canto superior esquerdo da página de Acerto de Stocks.
Após o preenchimento do ficheiro Excel, deverá então voltar ao importador, e selecionar o tipo Inventário final, indicar o ano a que o inventário diz respeito e em seguida avançar, carregar o ficheiro excel com os acertos e prosseguir até concluir a importação do ficheiro.
Regras a considerar: - Em cada instante, apenas é permitido existir um único documento de Acerto de Stocks (Acerto / Definição / Inventário) em edição. Caso já exista um documento em edição deve gravá-lo primeiro ou cancelar a sua edição antes de criar o Inventário Final. - Ao criar um documento de Inventário Final, outros documentos de Acerto (Acerto / Definição) existentes criados com data anterior, ficam bloqueados a edição. - Os movimentos de acerto por Inventário Final apenas têm impacto nos stocks (ex: mapas e existências) ao finalizar o inventário. Editar ou guardar o documento de inventário final não tem impacto nos stocks nem gera/remove movimentos de stock. Estes apenas são gerados ao finalizar o Inventário Final e removidos quando se faz a reversão da finalização. - Quando se adicionam linhas a um documento no meio de outras linhas, ao gravar, as mesmas passam para o final do documento, não mantendo a posição em que foram inseridas.
Depois de gravado o Inventário final, o mesmo deve ser finalizado para propagar às existências as retificações eventualmente efetuadas à contagem e ativar a descarga do ficheiro de comunicação de inventário a enviar à AT para cumprimento das obrigações fiscais.
Após finalização do Inventário Final, para descarregar o ficheiro para comunicação do inventário à Autoridade Tributária, deverá abrir o menu de opções do Inventário Final e selecionar a opção Descarregar ficheiro de comunicação do inventário à AT.
Em seguida, poderá aceder diretamente ao portal do e-fatura, onde deverá submeter o ficheiro de comunicação inventário final através do menu Empresa > Sumário > Acesso direto no campo Portal do e-fatura e clicando na opção Enviar inventário. Saiba mais sobre o Acesso Direto, clicando aqui.
