As fichas de clientes poderão ser criadas no Cegid Business de quatro formas:

• Registo da ficha de cliente, no menu de Clientes;
• Aquando da criação de um documento de venda, através do preenchimento dos dados de cliente;
• Importação através de ficheiro SAF-T de faturação ou de contabilidade.
• Importação em lote de clientes através de ficheiro Excel.

Abordaremos, assim, como criar uma nova ficha de cliente pelas quatro vias supracitadas.

Registo de nova ficha de cliente

O registo de uma nova ficha de cliente é efetuado acedendo ao menu Empresa > Entidades > Clientes.

Após aceder ao menu deverá clicar no botão circular, no canto superior esquerdo, e selecionar a opção Criar novo cliente, no menu deslizante. 

1. Geral

Deverá começar por inserir os dados obrigatórios de preenchimento da ficha do cliente: NIF e Nome.

Preenchendo só o campo NIF, o programa irá pesquisar o cliente na base de dados das empresas que utilizem o Cegid Business. Caso a referida empresa não exista na base de dados do Cegid Business, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA). Sendo detetado o cliente, as informações do mesmo, nomeadamente o nome e a morada serão preenchidos automaticamente, facilitando o preenchimento e evitando erros na digitação da informação.

O campo E-mail será relevante no caso de pretender o envio de documentos de venda (saiba mais, clicando aqui) ou avisos de vencimento ao cliente (saiba mais, clicando aqui), diretamente a partir do Cegid Business.

Os campos Telefone e Telemóvel são meramente informativos e de consulta.

É igualmente importante indicar se o cliente é sujeito passivo, se tem regime de caixa ou se está isento de IVA. Caso o cliente seja isento de IVA, deverá indicar o motivo de isenção respetivo, no campo Motivo de isenção de IVA. O motivo de isenção de IVA aqui selecionado será o motivo de isenção sugerido, por defeito, nos documentos emitidos para este cliente.

2. Moradas

A morada preenchida na ficha do cliente será automaticamente assumida nos documentos de venda, quando o mesmo é selecionado.

Dado que o programa apenas permite criar clientes portugueses quando estes tenham o NIF válido, tratando-se de um cliente estrangeiro, deverá preencher o campo País/Região com o país respetivo. Desta forma, mesmo que o NIF seja dado como inválido, por não ser um NIF português válido, é permitida a criação da ficha do cliente.

É possível a criação de várias moradas para um mesmo cliente, sendo que, para tal, deverá clicar no botão "+", à direita de Sede. Através do campo que contêm a lupa, pode ser efetuada a pesquisa por rua, código postal ou localidade de forma a preencher a morada. De entre as moradas criadas, poderá selecionar uma delas como sendo a Morada de descarga. Desta forma, sempre que criar um documento de transporte para o cliente em causa, o programa irá preencher os dados de descarga automaticamente com a morada selecionada.

3. Contactos

Nesta secção é possível criar várias fichas de contacto do cliente, inclusive o Telefone, Telemóvel e email. No campo Tipo de contacto é possível dar a indicação se o mesmo se refere a um contacto de Direção, Comercial, Financeiro, Geral ou Outros.

O endereço de e-mail inserido na secção 1 - Geral não pode ser definido na secção 3 - Contactos.

4. Informações adicionais - Débito Direto

Se utilizar a funcionalidade de recebimento de faturas por débito direto deve selecionar esta opção e preencher a informação fornecida pelo banco, nos campos Identificação de autorização e Data de autorização. Deverá, igualmente, identificar o IBAN da conta a debitar, assim como a conta a creditar, de entre as contas bancárias registadas no programa (saiba como criar uma conta bancária, clicando aqui). Terá, por fim, de selecionar a série de documentos para criação dos documentos de débito direto (saiba como criar e configurar uma série de documentos, clicando aqui).

5. Informações adicionais - Val. por Omissão

Clicando em Val. Por Omissão é possível um conjunto de configurações que facilitarão o preenchimento dos documentos de venda emitidos para o cliente.

Prazo de Vencimento: Permite definir um prazo para pagamento dos documentos emitidos para o cliente em causa. Desta forma, ao definir a data da fatura aquando da criação da mesma, automaticamente, o programa preenche a data de vencimento, tendo em consideração a informação aqui preenchida.
Retenção na fonte: Quando aplicável, é possível configurar a Retenção na fonte como sendo no documento ou no pagamento e qual a percentagem de retenção, no campo % retenção, sendo que esta informação será definida automaticamente nos documentos de venda emitidos para o cliente em causa. É obrigatório o preenchimento da percentagem e do valor em simultâneo. Saiba como criar uma fatura com retenção na fonte, clicando aqui.
Moeda: Permite aplicar uma moeda diferente do Euro nos documentos emitidos para o cliente. Saiba como emitir uma fatura e recibo em moeda estrangeira, clicando aqui.
Modelo de impressão: Permite definir um modelo de impressão a aplicar ao cliente, quando se pretende um modelo diferente do configurado nos modelos de impressão e/ou nas séries de documentos. Saiba mais acerca dos modelos de impressão, clicando aqui.
Preço de venda: Permite selecionar qual o grupo de preços que se pretende aplicar ao cliente, de entre os definidos na ficha dos produtos e serviços (PVP1, PVP2 ou PVP3).

% Desconto cabeçalho: Permite definir a percentagem de desconto definida por omissão em documentos do cliente.

Série por Omissão: Define a série de documentos configurada a ser utilizada em documentos de venda do cliente.

Idioma para envio de e-mail: Possibilita definir o idioma configurado para futuros e-mails enviados para o cliente. 

Método de pagamento: Permite definir um método de pagamento a ser sugerido, por defeito, aquando da emissão de recibos para o cliente em causa.

6. Controlo Crédito

Este campo na ficha dos Clientes permite definir um limite de crédito em dias ou valor. Caso o limite definido seja ultrapassado irá surgir um alerta, impedindo a finalização do documento de venda. 

Caso seja ativada a opção Permitir faturação acima do limite de crédito (apenas por utilizadores do tipo Empresário), utilizadores com o perfil Empresário têm permissão para faturar acima do limite estipulado. 

O limite de crédito em valor confere o valor total de documentos pendentes.
O limite de crédito em dias confere se existem documentos pendentes com antiguidade superior à definida. 

7. Observações

O campo Observações para documento permitem introduzir observações que irão ser aplicadas em todos os documentos de venda emitidos para o cliente em causa.

Por outro lado, o campo Observações internas permitem a introdução de informação relevante acerca da empresa, tendo caráter meramente informativo e de consulta.

8. Atalhos de teclado

De forma a serem verificados os atalhos de teclado disponíveis no formulário de criação de Cliente, pode clicar no canto inferior esquerdo no botão "i".

Para concluir a operação, deverá clicar em Gravar.

Criar clientes através do registo de documentos de venda

Aquando da criação de um documento de venda, à medida que os dados vão sendo introduzidos, no campo Nome, dos Dados do cliente, é efetuada a pesquisa e filtração no universo de clientes registados no programa, possibilitando a seleção de um cliente já registado. 

No entanto, se, eventualmente, o cliente ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF do cliente no campo Nome, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá efetuar uma pesquisa na base de dados das empresas que utilizem o Cegid Business. Caso a referida empresa não exista na base de dados do Cegid Business, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática. 

Caso o programa não encontre informação acerca do cliente e, consequentemente, os dados não sejam preenchidos automaticamente, poderá preencher os campos manualmente.

Desta forma, após a criação do documento de venda, a ficha do cliente ficará registada no menu Empresa > Entidades > Clientes e, aqui, poderá ser editada para preenchimento dos campos adicionais, apresentados anteriormente.

Criar clientes através de importação de ficheiro SAF-T

Ao importar um ficheiro SAF-T de faturação ou contabilidade, o programa importa os clientes aí contidos. 

A importação de um ficheiro SAF-T de faturação é efetuada no menu Empresa > Importação e Exportação > Importar ficheiro SAF-T(PT). Saiba como importar um ficheiro SAF-T de faturação clicando aqui.

Por sua vez, a importação de um ficheiro SAF-T de contabilidade é efetuada no menu Contabilidade > Exercícios > Exercícios. Saiba como, clicando aqui.

Após a importação do ficheiro, poderá consultar as fichas de clientes importadas e preencher os campos adicionais, no menu Empresa > Entidades > Clientes.

Quando o ficheiro SAF-T contém clientes que já se encontram registados no Cegid Business, ou seja, clientes com o mesmo NIF e nome, estes não serão importados, por forma a evitar a duplicação de informação.

Importação e atualização de clientes através de ficheiro Excel

As fichas de clientes também podem ser importados para o programa através de um ficheiro Excel. Para tal, deverá aceder ao menu Empresa > Entidades > Clientes e clicar no botão circular, no canto superior esquerdo e, de seguida, selecionar a opção Importar clientes.

Depois, deverá selecionar a opção Importação de novos clientes e descarregar o ficheiro, clicando na nuvem.

No ficheiro Excel, os campos apresentados em coluna são idênticos aos campos existentes na criação da ficha do cliente diretamente no programa e que já foram explicados acima. Os campos referentes às moradas e contactos adicionais não estão disponíveis para preenchimento no ficheiro Excel, pelo que esta informação deve ser configurada diretamente no Cegid Business, tal como já explicado. Note-se que todos os campos com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

Aquando do preenchimento do ficheiro Excel, caso o preenchimento do campo Localidade, coluna L, não corresponda ao nome da localidade associada ao código-postal introduzido na coluna M, ao importar o ficheiro Excel, o programa irá substituir a localidade preenchida na coluna L pelo nome da localidade associada ao código-postal definido na coluna M.

Após o preenchimento do ficheiro, no passo seguinte, o mesmo deverá ser arrastado para a área designada para o efeito ou, então, deverá clicar em Carregar ficheiro(s) para selecionar o ficheiro Excel. Terá, também, de colocar um visto na confirmação de que pretende prosseguir com a importação dos clientes.

De seguida, aparecerá o resultado da importação. Caso sejam devolvidos erros, poderá descarregar o relatório de erros, por forma a proceder à respetiva correção e importar novamente o ficheiro.

Adicionalmente, é possível atualizar as fichas dos clientes existentes também a partir de ficheiro Excel. Para tal, deverá aplicar o mesmo procedimento, acedendo ao menu de Importar clientes. Aqui, ao invés de selecionar a opção Importação de novos clientes, deverá selecionar a opção Atualização em lote dos clientes existente.

Desta forma, clicando na nuvem azul, será descarregado um ficheiro com a informação atual de todos os clientes registados no programa. Após proceder à atualização dos campos preenchidos, deverá, então, carregar o ficheiro.

O ficheiro de atualização de clientes existentes não deve ser utilizada para importação de novos clientes.

Editar ficha de cliente

No menu Empresa > Entidades > Clientes é, também, possível editar a ficha do cliente para alterar os dados do cliente. Para tal, deverá abrir o menu de opções, na linha do cliente em causa e selecionar a opção Editar cliente.

Por força do Despacho nº 8632/2014, os programas de faturação não podem permitir a alteração do NIF ou nome numa ficha de cliente já existente e com documentos emitidos. Apenas é permitida a alteração do NIF quando o NIF que se encontra atribuído é o do cliente genérico “999999990”.

De igual forma, a opção de Remover cliente apenas se encontra disponível em clientes para os quais ainda não tenha sido criado nenhum documento de venda. Caso contrário, deixa de ser possível eliminar a ficha do cliente.

Adicionalmente, neste menu poderá efetuar o registo do saldo inicial do cliente. Saiba como registar o saldo inicial de um cliente, clicando aqui.

Por último, é possível a impressão ou envio por email do aviso de vencimento ao cliente. Saiba mais acerca do envio de avisos de vencimento aos clientes, clicando aqui.