A regulamentação do Código do Trabalho criou uma obrigação única a cargo dos empregadores, de prestação anual de informação sobre a atividade social da empresa, com conteúdo e prazo de apresentação regulados na Portaria n.º 55/2010, de 21 de Janeiro, e na Portaria n.º 108-A/2011, de 14 de Março.
O Modelo de Relatório Único é constituído por 6 anexos:
- Anexo A: refere-se ao quadro de pessoal;
- Anexo B: fluxo de entrada e/ou saída de trabalhadores;
- Anexo C: relatório anual de formação contínua;
- Anexo D: relatório anual das atividades do serviço de segurança e saúde;
- Anexo E: greves;
- Anexo F: informação sobre prestadores de serviços.
O Cegid Business permite o preenchimento automático dos anexos 0, A e B relativos à informação disponível no processamento salarial referente ao ano anterior. É ainda disponibilizado um mapa com os dados para preenchimento do anexo D.
Por forma a facilitar o processo de preenchimento, o Cegid Business irá importar também a informação de estrutura empresarial diretamente dos ficheiros disponíveis no site do ACT.
Criar o Relatório Único
Para proceder à criação do Relatório Único, no Cegid Business, deverá aceder ao menu Salários > Relatórios > Relatório Único.
O primeiro passo na criação de um novo Relatório Único consiste na importação de dados a partir da informação previamente registada no RU. Esta opção está disponível no botão +Novo Relatório. Serão necessários os dados de acesso da entidade ao portal do Relatório Único (RU).
Esta importação permitirá ao programa identificar as unidades locais que foram já registadas e determinar os anexos A necessários.
O segundo passo consiste na identificação do utilizador e senha no RU para acesso à informação já registada.
Poderá gravar os dados de acesso da empresa ao Relatório Único, no menu Empresa > Configurações > Senhas da Empresa, para que não seja necessário colocar a senha sempre que pretende gerar novo Relatório Único e efetuar a validação e submissão do mesmo. Saiba como gravar as senhas da empresa, clicando aqui.
Após introdução dos dados de acesso deverá carregar em Obter Dados, para o Cegid Business importar a informação e criar uma primeira versão do Relatório Único.
Se a empresa em causa tiver mais do que uma unidade local registada no RU terá que efetuar a correspondência entre as unidades locais do RU e as moradas (ou estabelecimentos) criados no Cegid Business.
A mensagem de erro "CÓDIGO DMF da entidade inválido" (ou "UL xxxx - CÓDIGO DMF inválido") ocorre habitualmente durante a entrega do Relatório Único (RU) em Portugal, através da plataforma do Gabinete de Estratégia e Planeamento (GEP). O código DMF (Dados de Morada e Freguesia) é um identificador que associa a morada da entidade a uma localização geográfica específica na base de dados do Ministério do Trabalho. Se o sistema indica que o código é inválido para a entidade UL xxxx, aqui estão os passos para resolver: 1- Atualização de Dados de Entidade: O erro sugere que a ficha da entidade no sistema do Relatório Único está desatualizada ou contém um código de freguesia que já não existe (comum após a reorganização administrativa de freguesias). 2- Deve aceder à opção de "Dados de Entidade" e validar ou reintroduzir a morada para que o sistema gere um novo código DMF válido. 3- Obtenção de Novos Dados de Acesso: Se o erro persistir e impedir a edição, tente utilizar a funcionalidade Obter Dados de Acesso introduzindo o NIF da empresa para "refrescar" a ligação com a base de dados oficial. Consulta do Cartão de Empresa: Confirme se os dados de localização (distrito, concelho e freguesia) coincidem com os registados no Cartão da Empresa Eletrónico, pois qualquer divergência pode invalidar o código gerado pelo sistema do RU. Suporte Técnico: Caso a entidade "UL xxxx" seja uma unidade local específica, verifique se a mesma ainda está ativa no sistema. Se não conseguir editar o campo, deverá contactar o suporte do GEP através do formulário de contacto no portal oficial.
Preencher o Relatório Único
O preenchimento do Relatório Único deverá ser feito no menu Salários > Relatórios > Relatório Único, após criação do mesmo.
Navegação nos anexos do relatório
Na lateral esquerda deste menu, pode navegar entre os anexos. Em cada anexo existe um menu de opções, que permite descarregar individualmente o ficheiro relativo à informação desse mesmo anexo, de forma independente.
Na linha do ano do relatório, abrindo o menu de opções, poderá, adicionalmente, descarregar o ficheiro auxiliar ao preenchimento do anexo D.
Preenchimento dos dados do anexo
O Cegid Business preenche a informação registada no RU e na base de dados da empresa, mas permite depois que o utilizador complemente a informação não disponível, necessária ao preenchimento do relatório.
Como atualizar a informação do relatório?
A opção Refrescar dados permite atualizar a informação do relatório com a última informação disponível na base de dados do Cegid Business.
Como validar o Relatório Único?
Através do botão Validar o utilizador poderá validar o conteúdo do anexo selecionado.
Submissão do Relatório Único a partir do Cegid Business
O botão Submeter permite submeter a informação dos anexos do relatório para o site do RU. Esta submissão deverá ser realizada anexo a anexo.
Reabrir o anexo submetido do Relatório Único a partir do Cegid Business
Através do botão Reabrir o utilizador poderá editar o conteúdo do anexo selecionado e de seguida realizar novamente a validação e submissão do mesmo.
Descarregar o Relatório Único gerado no Cegid Business
A opção Descarregar relatório permite descarregar a informação de todos os anexos disponíveis no Cegid Business para posterior carregamento na aplicação offline do RU. Carregando na seta à direita terá a possibilidade de descarregar apenas o anexo aberto no momento.